Survivre au télétravail

Depuis deux semaines, l’agence Wazacom travaille à domicile !

Une situation hors normes, partagée par nombre d’entreprises en France et dans le monde, qui nous sort de force de notre zone de confort et bouleverse nos habitudes de travail. Outre la solitude et l’ennui de ses collègues (pour certain), de nombreuses difficultés inédites vont apparaître au fur et à mesure de vos journées : il vous manque un fichier, une info n’est pas arrivée jusqu’à vous, vous n’avez pas le planning de la semaine suivante, cette tâche a été faite deux fois alors que cette autre a été oubliée, votre oreille est rouge est gonflée à force de téléphoner, l’ordinateur familial ne dispose pas de la suite Office…

…et c’est la crise. À l’ambiance anxiogène du confinement, des médias et des réseaux sociaux en boucle sur le COVID-19, viens s’ajouter le coup de pression du boulot qui fait sauter la soupape, déborder le vase, dépasser les bornes.

Respirez à fond, refaites-vous un café, et lisez nos quelques conseils pour vous aider à surmonter l’épreuve et à mener à bien vos missions !


Improviser. S’adapter. Surmonter.

Bear Grylls

 

 

Le télétravail est souvent perçu comme des demi-vacances : on évite tous les inconvénients des transports, on se lève plus tard, on travaille en pyjama dans son lit, pas de contraintes d’horaires… alors que la réalité est toute autre. Être efficace depuis sa maison implique de la rigueur, de l’autonomie, de la confiance envers ses collaborateurs et une organisation flexible. Voici 5 conseils testés et approuvés par notre équipe pour rester efficace pendant le confinement :

1/ Créer son espace de travail.

Aménagez-vous un bureau si vous n’en avez pas à disposition, dans une pièce au calme et lumineuse où vous garderez à proximité le confort nécessaire pour mener à bien vos missions. Pensez pratique : pas trop loin de la box pour une connexion wifi de qualité, éloigné de la pièce de vie ou des endroits ou jouent vos enfants, avec assez de place pour ranger vos dossiers et votre matériel.
Utilisez du matériel adéquat ! Ne passez pas votre journée sur le fauteuil du salon, le portable posé sur la table basse : votre dos vous remerciera à la fin du confinement.

2/ Le corps à la maison, l’esprit au travail.

Règle de base du télétravailleur : ne pas mélanger sa vie professionnelle et sa vie familiale. Fixez des limites à votre entourage : lorsque vous êtes au «bureau», personne ne doit vous déranger sauf en cas d’urgence. Le lave vaisselle ou le linge peuvent attendre, votre conjoint(e) ne doit pas en profiter pour « passer plus de temps ensemble maintenant que tu bosses ici », et les magasins seront toujours ouverts après 17h.
Communiquez vos horaires de travail à vos compagnons de confinement, et tâchez de les faire respecter.
Si vous avez des enfants en bas âge, intégrez-les dans votre emploi du temps : effectuez vos tâches qui ne nécessitent pas une pleine concentration lorsqu’ils sont actifs, et gardez les tâches qui sollicitent toutes vos neurones pendant leur sieste où lorsque votre conjoint(e) est disponible.

3/ Créez vous une nouvelle routine quotidienne

Le moment et la manière dont vous commencerez et terminerez votre journée est essentiel pour développer un sentiment de travail accompli. Commencez la journée avec un bon petit-déjeuner et un grand café. Habillez-vous le matin comme si vous vous rendiez au bureau. Traîner en peignoir en mangeant ses biscottes devant son écran est une pente glissante pour votre santé mentale et votre productivité ! Respectez aussi les heures des repas, mangez à table et prenez le temps de l’après-repas pour vous changer les idées. Fixez vous des pauses régulières, toutes les deux heures, pour vous oxygéner le cerveau et recharger le mug de caféine. Ne vous sentez pas coupable de vous arrêter un quart d’heure, vous feriez cette pause aussi si vous étiez au bureau !
Fixez vous un planning des actions à mener, en vous astreignant des horaires normaux. Ne pensez pas vous lever à midi et arrêter de travailler à minuit ! Vos collègues et vos clients auront probablement un rythme de travail standard, c’est en calant vos temps de travail sur les leurs que vous resterez productif en équipe. De même, pensez à vous arrêter le soir. Sauf en cas d’urgence, le travail non fini peut attendre le lendemain, à chaque jour suffit sa peine. Pour les livraisons et les tâches importantes, fixez-vous des délais raisonnables et articulez votre emploi du temps autours de ceux-ci.

4/ Restez en contact

Pour éloigner la solitude et garder un rythme de travail, restez disponible pour vos clients et prenez régulièrement contact avec vos collaborateurs. La distance qui vous sépare pourrait rendre difficile les échanges indispensables dans un univers créatif, dans le partage des idées, la résolution d’un problème. Pour l’éviter, parlez ! Ne restez pas seul dans votre coin, vous faites encore partie de l’entreprise même si vous n’y mettez plus les pieds depuis une semaine.
Évitez tout de même de surcharger les collègues d’emails ou de monopoliser leur attention au téléphone trop longtemps. On estime qu’en moyenne 28% du temps d’un employé est perdu dans la lecture de mail ou de message sans importance ! (source : NY Times). Privilégiez un chat (pas ceux avec les poils…) pour les interactions non-essentielles, et un appel en visio pour les briefs ou les infos importantes. Planifiez à l’avance les échanges en visio avec vos collaborateurs, et prenez bonne note des informations reçues.
Conseil pour les cadres : le confinement va être l’exercice ultime pour la confiance que vous accordez à votre équipe, vos capacités de délégation, et pour la flexibilité de votre organisation. Que cette contrainte devienne un avantage concurrentiel pour l’avenir !

5/ Voyez l’après

Cette période d’activité réduite doit nous permettre de préparer l’après, et les outils de communication qui seront alors nécessaires pour reprendre rapidement une activité normale. Mais il faut également savoir tirer des leçons de cette période troublée et engager des changements positifs pour en sortir plus forts. Identifiez les difficultés que vous rencontrez personnellement, et celles qui s’imposent à votre entreprise. Listez-les, et profitez du temps mis à votre disposition par le ralentissement de notre économie pour imaginer les solutions pour les surmonter.
Vos clients ont éprouvé des difficultés à vous joindre, car ils ont l’habitude de passer directement dans votre boutique ou votre bureau ? Il sera judicieux pour la suite de leur offrir plusieurs modes de contact. En proposant un formulaire de contact sur votre site, en laissant vos coordonnées sur sa fiche Google, en proposant un chatbot, en alimentant une page sur les réseaux sociaux, en créant un site e-commerce…
Vos commerciaux sont à l’arrêt, les commandes ne rentrent plus ? Il est temps de diversifier vos canaux de vente, en créant un site, en le référençant sur Google, en proposant un catalogue en ligne, en vous mettant au webmarketing et en développant une stratégie d’acquisition de contacts…
Votre organisation interne est trop rigide et ne permet pas d’encaisser un imprévu ? Repensez votre mode de fonctionnement avec des logiciels participatifs, des stockages à distance, des outils mobiles embarqués…

Nous espérons que ces quelques conseils vous seront utiles pour surmonter le télétravail en confinement. Même si il n’existe pas de solution miracle et que chaque travailleur à ses contraintes et ses attentes personnelles, gardez l’esprit ouvert et n’ayez pas peur d’expérimenter de nouvelles approches pour trouver votre propre formule ! Et qui sait, vous prendrez peut-être goût au télétravail.

 

La plus grande erreur que vous pourriez faire dans la vie,
c’est de continuellement craindre d’en faire une.

Encore Bear Grylls

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